Jak vést účetnictví e-shopu: měsíční rutina krok za krokem

Za obsah odpovídá Ganado International s.r.o., IČO 19322119 (záznam v ARES). Text je obecná informace ke dni aktualizace, ne daňové poradenství k vaší konkrétní situaci — konkrétní číslo vždy posuzujeme podle vašich dat.

Měsíční rutina krok za krokem

Osm kroků, ve kterém pořadí je dává smysl dělat každý měsíc. Podklady bereme z vašeho systému — nic se ručně nepřepisuje do tabulek.

1. 1. Export objednávek a vystavených faktur

   Ze Shoptetu, WooCommerce nebo Shopify stáhnete export objednávek za uplynulý měsíc (CSV nebo XML) a vystavené faktury. Tohle je základní podklad pro tržby.

2. 2. Párování plateb z platební brány

   Comgate, GoPay, Stripe nebo PayPal posílají peníze v dávkách, ne po jednotlivých objednávkách, a rovnou strhávají poplatek. Z výpisu brány (settlement/výplatní report) rozdělíme, co je tržba, co poplatek a co vratka, a spárujeme to s bankou.

3. 3. Vyúčtování z tržišť

   Prodáváte i na Alze, Kauflandu nebo Amazonu? Z jejich měsíčního vyúčtování vezmeme tržby, provize a poplatky za skladování nebo dopravu (u FBA/FBM modelů) a zaúčtujeme je odděleně od vlastního e-shopu.

4. 4. Vratky a dobropisy

   Ke každé vrácené objednávce patří dobropis (opravný daňový doklad). Když máte vratek hodně, řešíme je jako měsíční souhrn, ne kus od kusu.

5. 5. Storna a slevové kupony

   Zrušené objednávky a slevové akce mění základ daně. Bereme je z exportu e-shopu, ne z hrubé částky na vystavené faktuře.

6. 6. Sklad

   Kusy a ceny vedete ve svém systému (Shoptet, WooCommerce, Shopify) — my je promítneme do účetnictví podle toho, jestli vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví (viz níže).

7. 7. Kontrola limitů DPH a OSS

   Každý měsíc porovnáme obrat s limitem 2 000 000 Kč pro DPH a souhrn prodejů do EU s limitem 10 000 EUR pro OSS. Než limit překročíte, ozveme se my.

8. 8. Podání a uzávěrka měsíce

   Přiznání k DPH, kontrolní hlášení a čtvrtletní přiznání OSS podáme v termínu a napíšeme, co je hotovo a s jakým výsledkem.

Vyúčtování z tržišť

Vyúčtování z tržiště je jiný dokument než výpis z platební brány — obsahuje tržby, provizi, poplatky za skladování nebo dopravu a čistou výplatu.

Alza a Kaufland posílají měsíční vyúčtování s rozpisem prodejů, provize a poplatků. Tržbu, provizi a čistou výplatu účtujeme odděleně, ne jako jedno číslo.

Amazon u modelu FBA (Fulfilment by Amazon) přidává poplatky za skladování a vyřízení objednávky, které se do vyúčtování promítnou samostatnými řádky — potřebujeme celý report, ne jen souhrnnou částku výplaty.

Prodej přes tržiště zakládá i oznamovací povinnost tržiště podle DAC7 (viz níže) — to je povinnost tržiště vůči finanční správě, ne vaše, ale údaje si od vás tržiště vyžádá.

Vratky a dobropisy

Vratka mění základ daně už uplatněný na původní faktuře — proto k ní patří dobropis, ne jen storno v systému e-shopu.

Skladová evidence

Rozsah skladové evidence závisí na tom, jestli vedete daňovou evidenci (OSVČ), nebo účetnictví (s.r.o.) — obojí vychází ze stejných dat z vašeho systému.

DPH pro e-shop: sazby, limity a OSS

Základní sazba DPH je 21 %, snížená 12 % — od 1. 1. 2024 je snížená sazba jen jedna, sazby stanovuje §47 zákona č. 235/2004 Sb. (§47 zákona o DPH, viz i informace GFŘ ke změnám sazeb DPH od 1. 1. 2024). Většina zboží v e-shopu patří do základní sazby.

Plátcem DPH se stáváte povinně při obratu nad 2 000 000 Kč za kalendářní rok (§6 zákona č. 235/2004 Sb.), plátcem od 1. ledna následujícího roku; nad 2 536 500 Kč už od dalšího dne.

Prodáváte spotřebitelům do jiných zemí EU? Místo plnění při prodeji zboží na dálku se řídí §8 zákona o DPH (§8 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.): dokud souhrnná hodnota takových prodejů nepřekročí 10 000 EUR za kalendářní rok (aktuální ani předchozí), fakturujete podle českých pravidel. Nad limit patří DPH zemi zákazníka — buď přes OSS, nebo přes registraci v každé zemi zvlášť.

Přihláška k OSS se podává elektronicky přes portál Moje daně u Finančního úřadu pro Jihomoravský kraj (Finanční správa — OSS), nejpozději do 10 dnů po skončení měsíce prvního plnění nad limitem (pravidla registrace k OSS). Zdaňovacím obdobím je kalendářní čtvrtletí, přiznání a platba do konce následujícího měsíce (čtvrtletní přiznání OSS).

Neplátce DPH, který nakupuje zboží od dodavatele v EU, řeší pořízení až po překročení 326 000 Kč za kalendářní rok (§2a odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.) — do té hranice není pořízení předmětem daně.

DAC7: co hlásí tržiště za vás

Prodáváte na Alze, Kauflandu nebo Amazonu? Provozovatel tržiště má od roku 2023 podle směrnice DAC7 povinnost hlásit finanční správě údaje o prodejcích. Prodejce zboží je z oznámení vyloučený jen tehdy, když má za kalendářní rok méně než 30 oznamovaných činností a zároveň celkovou hodnotu do 2 000 EUR (§14zj zákona č. 164/2013 Sb., viz časté otázky GFŘ k DAC7 a přehled Finanční správy k DAC7).

Nad kteroukoli z těch dvou hranic tržiště hlásí a identifikační údaje si od vás samo vyžádá. Oznámení podává tržiště do 31. ledna kalendářního roku následujícího po oznamovaném období (§14zs odst. 1 zákona č. 164/2013 Sb.) — je to jeho povinnost, ne vaše, ale bez vašich údajů ho nepodá.

Dostali jste od tržiště formulář nebo oznámení k DAC7 a nevíte, co s ním dál? Postup krok za krokem je na stránce DAC7 — dostal(a) jsem dopis.

Checklist na konec měsíce

Sedm položek, které si sami zkontrolujte, než podklady pošlete — zrychlí to zpracování o pár dní.

• Export objednávek a vystavených faktur za celý měsíc, ne jen za jeho část.
• Měsíční výpis (settlement/payout report) z každé použité platební brány.
• Vyúčtování z každého tržiště, přes které jste v daném měsíci prodávali.
• Bankovní výpis za stejné období.
• Seznam vrácených objednávek, pokud je e-shop neeviduje automaticky v exportu.
• Faktury za reklamu nebo software ze zahraničí (Google, Meta, doplňky), pokud nejste plátce DPH.
• Informace o nových zemích, kam jste v daném měsíci poprvé prodali, kvůli limitu OSS.

Chcete rozsah a cenu pro svůj e-shop?

Napište, přes co prodáváte a kolik objednávek máte za měsíc. Pošleme rozsah a pevnou měsíční cenu.