- Doklady a účetnictví patří firmě, ne účetní. Uschovávat je musí účetní jednotka, tedy vaše s.r.o. — účetní závěrku 10 let, účetní doklady a knihy 5 let (§ 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.). Vyžádat si je můžete kdykoli, i když spolupráce skončila ve zlém.
- Nejčistší je přejít ke konci měsíce, čtvrtletí nebo roku. Uprostřed otevřeného období DPH se přebírá nejhůř.
- Změnu účetní nikam nehlásíte. Finanční úřad, OSSZ ani zdravotní pojišťovna neevidují, kdo firmě vede účetnictví. Řeší se jen plná moc: vůči správci daně je účinná od okamžiku uplatnění a novou plnou mocí se ta předchozí v jejím rozsahu vypovídá (§ 27 odst. 2 a § 28 odst. 4 daňového řádu).
- Než něco podepíšete, ověřte, že máte podaná všechna přiznání a kontrolní hlášení za uzavřená období. Pokuta za opožděné tvrzení daně vzniká, až když je zpoždění delší než 5 pracovních dnů; pak činí 0,05 % stanovené daně za každý den prodlení, nejvýše 5 % daně a celkem nejvýše 300 000 Kč (§ 250 daňového řádu).
Za obsah odpovídá Ganado International s.r.o., IČO 19322119 (záznam v ARES). Text je obecná informace ke dni aktualizace, ne daňové poradenství k vaší konkrétní situaci.
Co si vyžádat a předat nové účetní
Předání není jen export z účetního programu. Nová účetní potřebuje doklady i data, aby mohla pokračovat a nemusela historii skládat od začátku. Vyžádejte si tohle:
Účetní deník a hlavní kniha
Export deníku, hlavní knihy a obratové předvahy za celý probíhající rok, ideálně i za poslední uzavřený rok. Formát podle programu, který účetní používá (XML, XLSX nebo PDF).
Daňová přiznání a kontrolní hlášení
Kopie podaných přiznání k DPH, kontrolních a souhrnných hlášení a přiznání k dani z příjmů za posledních minimálně 3 zdaňovací období, včetně potvrzení o podání a veškeré komunikace s finančním úřadem.
Nezaúčtované a otevřené doklady
Vydané i přijaté faktury, pokladní doklady a bankovní výpisy, které ještě nejsou zaúčtované, a seznam otevřených pohledávek a závazků ke dni předání.
Mzdová agenda
Mzdové listy, evidenční listy důchodového pojištění, přihlášky a odhlášky u OSSZ a zdravotní pojišťovny, dohody a pracovní smlouvy. Platí i pro jednatele, pokud bere odměnu.
Přístupy a plné moci
Přístup do datové schránky, nebo alespoň informace o tom, kdo ji spravuje. Dále přístup do bankovnictví pro odsouhlasení zůstatků a seznam všech plných mocí u finančního úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovny. V téže věci může být zvolen jen jeden zmocněnec, takže uplatněním nové plné moci se ta stará v jejím rozsahu vypovídá; plnou moc s jiným, širším rozsahem je nutné odvolat výslovně (§ 28 odst. 4 a § 29 odst. 1 daňového řádu).
Roční závěrky a příloha
Účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha) za poslední uzavřené roky a potvrzení, že jsou založené ve sbírce listin obchodního rejstříku. Založení si ověříte sami ve veřejném rejstříku a sbírce listin — nemusíte na to čekat od účetní.
Kdy je nejlepší doba na změnu
Termín předání rozhoduje o tom, kolik práce navíc udělá nová účetní jen proto, aby se zorientovala v rozjednaném období.
Konec kalendářního měsíce
Nejjednodušší pro firmu bez DPH nebo s měsíčním zdaňovacím obdobím. Měsíc se uzavře, zaúčtuje a předá jako celek — nová účetní nezačíná v jeho polovině.
Konec čtvrtletí
Pro plátce DPH se čtvrtletním zdaňovacím obdobím. Přiznání za čtvrtletí podá ještě stará účetní, nová přebírá čisté období.
Konec účetního (kalendářního) roku
U s.r.o. nejčistší varianta. Závěrku i daňové přiznání dokončí ten, kdo vedl účetnictví celý rok, a nová účetní přebírá od 1. ledna uzavřenou historii. Ozvěte se 1–2 měsíce před koncem roku.
Okamžitá změna (nouzová situace)
Když účetní náhle skončila, nekomunikuje nebo se blíží termín, na ideální okamžik se nečeká. Prvním krokem je zjistit, co je a co není podané; standardní předání se řeší až potom.
Kdy přejít podle svého režimu
Ideální den předání se odvozuje od vašeho zdaňovacího období a od toho, jestli máte zaměstnance. Najděte svůj řádek:
| Vaše situace | Nejčistší termín předání |
|---|---|
| Neplátce DPH, doklady jen občas | Konec kalendářního měsíce. Měsíc se uzavře a předá jako celek, nová účetní nezačíná v jeho polovině. |
| Plátce DPH s měsíčním zdaňovacím obdobím | Konec měsíce, ale až po podání přiznání a kontrolního hlášení za tento měsíc. Kontrolní hlášení podává s.r.o. do 25 dnů po skončení měsíce a tuto lhůtu nelze prodloužit (§ 101e zákona o DPH). |
| Plátce DPH se čtvrtletním zdaňovacím obdobím | Konec čtvrtletí. Přiznání za čtvrtletí podá ještě stará účetní a nová přebírá uzavřené období. |
| Firma se zaměstnanci nebo s odměňovaným jednatelem | Konec měsíce, aby mzdy, odvody a hlášení za celý měsíc zpracoval jeden zpracovatel. Rozdělený mzdový měsíc je nejčastější zdroj oprav. |
| Blíží se termín nebo účetní nekomunikuje | Nečekejte na ideální den. Prvním krokem je zjistit, co je a co není podané; předání se dořeší potom. |
| Chcete nejčistší variantu a máte čas | Konec kalendářního roku. Závěrku i přiznání dokončí ten, kdo vedl účetnictví celý rok. Ozvěte se 1–2 měsíce předem. |
Pokud si nejste jistí, který řádek je váš, napište nám režim DPH a počet zaměstnanců a termín navrhneme sami.
Komu se změna účetní hlásí a co se opravdu řeší
Změnu účetní firmy nehlásíte nikomu. Finanční úřad, Česká správa sociálního zabezpečení ani zdravotní pojišťovna neevidují, kdo firmě vede účetnictví. Účetní je dodavatel služby, ne subjekt, který by se místo firmy někde registroval.
Řeší se zastupování. Plná moc je vůči správci daně účinná od okamžiku, kdy je u něj uplatněna — ne ode dne, kdy ji podepíšete (§ 27 odst. 2 daňového řádu). Uplatněním plné moci pro novou účetní se ta předchozí v rozsahu nové plné moci vypovídá a v téže věci může být zvolen jen jeden zmocněnec (§ 28 odst. 4 a § 29 odst. 1). Pokud měla stará plná moc širší rozsah, odvolejte ji výslovně a kopii pošlete i bývalé účetní.
Pozor na doručování v DPH: plátce nebo identifikovaná osoba se zpřístupněnou datovou schránkou si mohou pro doručování zvolit jen zmocněnce, který má také datovou schránku zřizovanou ze zákona (§ 98a zákona o DPH). Na to se při rychlé změně účetní zapomíná.
Za každé podání odpovídá firma a za ni jednatel, bez ohledu na to, kdo přiznání připravil. Právě proto se před podpisem nové smlouvy ověřuje, že za uzavřená období nic nechybí. Je to odpovědnost firmy, ne účetní, která odchází.
Co se může pokazit a jak to poznat
Většina problémů při změně účetní nevzniká ze zlé vůle, ale z neúplného předání a z toho, že nikdo nic nezkontroloval. Tohle se pokazí nejčastěji a takhle to zjistíte dřív, než přijde výzva.
Nepodané nebo pozdě podané přiznání
Ověřte v datové schránce a na portálu MOJE daně, že jsou podaná přiznání k DPH, kontrolní hlášení i daň z příjmů za uzavřená období. Spoléhejte na evidenci úřadu, ne na ujištění účetní. Za nepodané kontrolní hlášení je pokuta 1 000 Kč při dobrovolném dodatečném podání, 10 000 Kč po výzvě správce daně a 50 000 Kč, když se nepodá ani po výzvě (§ 101h zákona o DPH).
Chybějící nebo neúplné doklady
Porovnejte počet dokladů v účetnictví s vydanými fakturami a pohyby na bankovním účtu za stejné období. Rozdíl znamená, že něco není zaúčtované nebo chybí podklad.
Banka nesedí s účetnictvím
Zůstatek na bankovním účtu ke dni předání musí souhlasit se zůstatkem v účetnictví. Pokud se liší, hledejte rozdíl hned, ne za tři měsíce.
Nejasné mzdy a pojištění
Zkontrolujte, že jsou u OSSZ a zdravotní pojišťovny přihlášení všichni skuteční zaměstnanci i jednatel s odměnou a že odvody odpovídají mzdovým listům.
Aktivní plná moc bývalé účetní
Dokud plná moc trvá v rozsahu, který nová plná moc nepřekrývá, může bývalá účetní firma u úřadu dál jednat jménem firmy. Vyžádejte si u správce daně přehled uplatněných plných mocí a ten zbytek odvolejte výslovně.
Ztracená historie kvůli skartaci
Nová účetní potřebuje doklady i za uzavřené roky. Uschovávat je musí firma, ne účetní: účetní závěrku 10 let, účetní doklady a knihy 5 let (§ 31 odst. 2 zákona o účetnictví). Za neuschované záznamy hrozí pokuta až do 3 % hodnoty aktiv celkem (§ 37a odst. 1 písm. s) a odst. 4 písm. b)).
Co zkontrolovat, než něco podepíšete
Než nová účetní převezme běžné vedení, projde se stav agendy — stejně jako při převzetí účetnictví s.r.o.:
- poslední podané přiznání k DPH a kontrolní hlášení a jejich soulad s evidencí na portálu MOJE daně
- zůstatky bankovních účtů proti účetnictví ke dni předání
- nezaúčtované doklady, otevřené pohledávky a závazky
- mzdy, přihlášky a odhlášky u OSSZ a zdravotní pojišťovny — na přihlášení i odhlášení je 8 kalendářních dnů (ČSSZ)
- poslední účetní závěrka a její založení ve sbírce listin
- otevřené výzvy nebo dotazy z finančního úřadu
- zveřejněný bankovní účet pro platby za zdanitelná plnění, pokud je firma plátcem DPH (§ 96 a § 98 zákona o DPH)
Co pošlete, co uděláme my, kdy je hotovo
Celý přechod se dá rozdělit do tří kroků. Začíná jednou zprávou od vás.
-
Co pošlete
IČO, režim DPH (neplátce, měsíční nebo čtvrtletní), počet zaměstnanců, přibližný objem dokladů za měsíc a jednou větou důvod změny. Pokud máte export z účetního programu nebo poslední přiznání, přiložte je — není to podmínka.
-
Co uděláme my
Projdeme dostupné doklady a poslední podání, oddělíme běžné měsíční vedení od případných oprav historie a napíšeme cenu obojího. Navrhneme nejčistší den předání a seznam toho, co musí být k tomu dni hotové.
-
Kdy je hotovo
Písemnou odpověď s dalším krokem a cenou dostanete obvykle do 1 pracovního dne. Den předání se řídí vaším zdaňovacím obdobím — u čtvrtletního plátce může být nejbližší čistý termín až o několik týdnů dál a řekneme to hned, ne až po podpisu.
Odpovídáme písemně, bez telefonátu — obvykle do 1 pracovního dne.
Kolik zaplatíte za první měsíc — spočítané do posledního řádku
Příklad pro s.r.o. bez DPH s nízkou aktivitou, které přechází od předchozí účetní. Všechny částky jsou ze stejného ceníku, který platí i pro ostatní klienty:
| Předání při zahájení sjednaného placeného vedení (jednorázově) | zdarma |
|---|---|
| První měsíc vedení — s.r.o. s nízkou aktivitou, neplátce DPH | 1 990 Kč |
| První platba celkem | 1 990 Kč |
Druhý a každý další měsíc je pak 1 990 Kč. U s.r.o. s DPH a pravidelnou agendou je měsíční částka 7 900 Kč, a protože převzetí je zdarma, první platba je stejná — 7 900 Kč. Roční závěrka je u průběžného vedení zahrnuta; nezpracovaná starší období se naceňují zvlášť a cenu potvrdíme předem.
Jak předání probíhá u Ganado
Postup vychází z běžné praxe při převzetí účetnictví s.r.o. Konkrétní termíny dopředu neslibujeme — závisí na tom, v jakém stavu agendu dostaneme.
-
Napíšete, jak to teď stojí
Pošlete IČO, režim DPH, počet zaměstnanců, přibližný počet dokladů za měsíc a důvod změny (konec spolupráce, nekomunikace, chyby, cena). Stačí pár řádků.
-
Zmapujeme riziko předání
Projdeme dostupné doklady, poslední podání a otevřené položky. Běžné měsíční vedení oddělíme od případných oprav a doplnění historie; ty naceňujeme zvlášť a cenu potvrdíme předem.
-
Domluvíme den přechodu
Podle vašeho zdaňovacího období navrhneme nejčistší termín předání (konec měsíce, čtvrtletí nebo roku) a napíšeme, co musí být k tomu dni hotové.
-
Přebíráme a hlídáme termíny
Připravíme odvolání staré a udělení nové plné moci, pokud je potřeba, a domluvíme, jak a kdy nám budete posílat doklady. Od té chvíle komunikaci s úřady a termíny hlídáme my.
Poptat bezpečné předání
Napište IČO, režim DPH a jednou větou důvod změny. Odpovíme písemně: další krok a orientační cena převzetí.